Страница находится в разработке ====== Документы ====== В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным [[help:z_admin:t_reference:a_templates_document|шаблоном документов]]. В разделе «**Управление экосистемой > Документы и счета**» на вкладке «**Документы**» осуществляется управление документами: [[help:z_admin:z_invoices:r_documents#создание_документа|создание]], [[help:z_admin:z_invoices:r_documents#редактирование_документа|редактирование]], [[help:z_admin:z_invoices:r_documents#удаление_документа|удаление]], а также [[help:z_admin:z_invoices:r_documents#генерация_счетов_по_договору|генерация счетов]] на оплату сообществом потребляемых услуг. \\ \\ **Примечание**. Управление документами доступно только в веб-приложении для пользователя с ролью «**[[help:z_admin:a_model_role|Администратор локации]]**». Для перехода в раздел: - Войдите в веб-приложение Olvery. \\ \\ - В боковом меню в переключателе интерфейсов выберите «**Управление экосистемой**». \\ В результате будет осуществлён переход в интерфейс администрирования. \\ \\ - Перейдите в раздел «**Документы и счета**». \\ \\ - Перейдите на вкладку «**Документы**». По умолчанию на вкладке «**Документы**» не отображаются документы: \\ {{:help:z_admin:z_invoices:documents.png?800|}} ===== Создание документа ===== Для создания нового документа: - Нажмите кнопку «**Добавить документ**» в правом верхнем углу. \\ В результате будет открыта форма «**Новый документ**»: \\ {{:help:z_admin:z_invoices:documents_create.png?400|}} \\ \\ - Заполните поля: \\ \\ * **Тип документа**. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «**Договор**» \\ \\ **Примечание**. На данный момент поддерживается только создание документов типа «**Договор**». Далее в статье рассмотрено создание документа с типом «**Договор**». * **Тип договора**. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы. \\ \\ * **Шаблон документа**. Обязательное поле. Выберите [[help:z_admin:t_reference:a_templates_document|шаблон документа]] из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов. \\ \\ - Нажмите «**Продолжить**». \\ В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом: \\ \\ * [[#tab-rent|Договор аренды]] * [[#tab-any|Договор оказания услуг, договор произвольной формы]] {{:help:z_admin:z_invoices:documents_create_rent.png?800|}} {{:help:z_admin:z_invoices:documents_create_full_any.png?800|}} \\ - Заполните основные обязательные поля: \\ \\ * **Статус**. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «**Черновик**». Возможные варианты: * Черновик; * На согласовании; * Согласован; * Не согласован; * Подписан; * Закрыт;\\ \\ * **Номер документа**. Обязательное поле. \\ \\ * **Дата документа**. Обязательное поле. \\ \\ - Заполните данные контрагента, с которым заключается договор: \\ \\ * **Тип контрагента**. Обязательное поле. Выберите тип контрагента из выпадающего списка: * **Юридическое лицо**. Значение установлено по умолчанию. * **Физическое лицо**. \\ \\ * **Название**. Обязательное поле. Отображается, если в поле «**Тип контрагента**» выбрано значение «**Юридическое лицо**». Выберите сообщество с помощью одного из способов: \\ \\ * Выберите сообщество из раскрывающегося списка; \\ \\ * Создайте нового контрагента, нажав кнопку {{:help:z_admin:news:categories_add.png?20|}} «**Добавить нового контрагента**». В результате будет открыто окно создания нового контрагента: \\ {{:help:z_admin:z_invoices:documents_create_community.png?400|}} \\ \\ Заполните поля: \\ \\ - **Тип**. Обязательное поле. Выберите тип сообщества из раскрывающегося списка: компания, ИП, сообщество. По умолчанию установлено значение «**Компания**».\\ \\ - **Название**. Обязательное поле. Укажите название компании, ИП или сообщества. \\ \\ - **Юридическое название компании**. Обязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «**Компания**». Укажите юридическое название компании.\\ \\ - **Адрес**. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «**Компания**» или «**ИП**».\\ \\ - **ИНН**. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «**Компания**» или «**ИП**». \\ \\ - **КПП**. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «**Компания**» или «**ИП**». \\ \\ - **ОГРН**. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «**Компания**».\\ \\ - **ОГРНИП**. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «**ИП**». \\ \\ **Примечание**. Новый контрагент установится как выбранный в качестве юридического лица, с которым заключается договор, на странице создания договора в поле «**Название**». Помимо этого новое сообщество появится в [[help:z_admin:companies_people:companies#список_сообществ|списке сообществ]] локации. * **Данные пользователя**. Обязательные поля: Фамилия, Имя (Отчество), Телефон. Поля отображаются, если в поле «**Тип контрагента**» выбрано значение «**Физическое лицо**». Укажите данные пользователя, с которым заключается договор: \\ \\ * **Уже зарегистрированный пользователь**. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя; \\ \\ * **Создание нового пользователя**. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя. \\ Заполните личные данные пользователя: - **Фамилия**. Обязательное поле; - **Имя (Отчество)**. Обязательное поле; - **Телефон**. Обязательное поле; - **Адрес электронной почты**. Необязательное поле. \\ \\ - Заполните необязательные поля: \\ \\ * [[#tab-rent1|Договор аренды]] * [[#tab-any1|Договор оказания услуг, договор произвольной формы]] - **Дата начала действия**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». \\ \\ - **Дата окончания действия**. Необязательное поле. \\ \\ - **Дата подписания**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». \\ \\ - **Срок уведомления о расторжении**. Необязательное поле. \\ \\ - **Срок автоматической пролонгации**. Необязательное поле. \\ \\ - **Размер обеспечительного взноса**. Необязательное поле. \\ \\ - **Дата начала действия**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». \\ \\ - **Дата окончания действия**. Необязательное поле. \\ \\ - **Дата подписания**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». \\ \\ - **Срок уведомления о расторжении**. Необязательное поле. \\ \\ - **Срок автоматической пролонгации**. Необязательное поле. \\ \\ \\ - Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые пользователям по договору роли в поле «**Предоставляемые роли**». \\ \\ - При необходимости заполните поля в блоке «**Доступ**»: \\ \\ * **Объект**/**Уровень доступа**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации или уровни доступа, доступ к которым будет предоставлен по данному договору. \\ \\ * **Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента**. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «**Объект**»/«**Уровень доступа**» был выбран хотя бы один объект локации или уровень доступа и в поле «**Тип контрагента**» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества. \\ \\ - Для договора с типом «**Договор аренды**» добавьте включенные в договор услуги: \\ \\ * Нажмите кнопку «**Добавить**» в области «**Услуги по договору**». \\ В результате будет открыта форма «**Услуга по договору**», вид которой отличается в зависимости от типа услуги: \\ \\ * [[#tab-additional|Дополнительная услуга]] * [[#tab-rental|Услуга аренды]] * [[#tab-utility|Коммунальная услуга]] {{:help:z_admin:z_invoices:documents_additional_service.png?400|}} \\ \\ Заполните поля: \\ \\ * **Наименование**. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор; \\ \\ * **Услуга**. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению; \\ \\ * **Учитывать потребление**. Необязательное поле. Флажок по умолчанию не установлен, и при [[help:z_admin:z_invoices:r_documents#генерация_счетов_по_договору|генерации счетов]] создаются платежи с общей стоимостью за услугу в соответствии с указанными в полях «**Количество единиц**» и «**Цена за единицу**» условиями. Установите флажок, если необходимо, чтобы при генерации счетов по договору учитывались уже оформленные заказы пользователей на услугу; \\ \\ * **Количество единиц**. Обязательное поле. Укажите общее количество единиц; \\ \\ * **Цена за единицу**. Обязательное поле. Укажите стоимость одной единицы. {{:help:z_admin:z_invoices:documents_rental_service.png?400|}} \\ \\ Заполните поля: \\ \\ * **Наименование**. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор; \\ \\ * **Услуга**. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению; \\ \\ * **Объект в аренду**. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка; \\ \\ * **Площадь, м²**. Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату; \\ \\ * **Цена за м²**. Обязательное поле. Укажите стоимость одного м². {{:help:z_admin:z_invoices:documents_utility_service.png?400|}} \\ \\ Заполните поля: \\ \\ * **Наименование**. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор; \\ \\ * **Услуга**. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению; \\ \\ * **Объект в аренду**. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка; \\ \\ * **Площадь, м²**. Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату; \\ \\ * **Прибор учёта**. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться [[help:z_admin:z_invoices:r_documents#генерация_счетов_по_договору|генерация счета]]. \\ * Нажмите «**Добавить**». \\ \\ - Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек [[help:z_admin:t_reference:a_templates_document|шаблона договора]], при наличии и необходимости.\\ \\ - Нажмите кнопку «**Сохранить**». ===== Редактирование документа ===== Для редактирования документа: - Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать. \\ \\ - Выберите пункт «**Редактировать**». В результате откроется форма редактирования документа. \\ \\ - Внесите необходимые изменения. \\ \\ - Нажмите «**Сохранить**». **Примечание**. Поля, доступные для редактирования, зависят от статуса документа с типом «**Договор**». ===== Удаление документа ===== Для удаления документа: - Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить. \\ \\ - Выберите пункт «**Удалить**». В результате документ будет удален. **Примечание**. Удаление документа с типом «**Договор**» возможно во всех статусах, кроме статуса «**Подписан**». ===== Фильтрация документов ===== Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам: * **Дата документа**. Выберите дату с помощью раскрывающегося календаря. \\ \\ * **Тип документа**. Выберите тип документа из раскрывающегося списка. \\ \\ **Примечание**. На данный момент поддерживается только создание документов типа «**Договор**». * **Статус**. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты: * **Черновик**; * **На согласовании**; * **Согласован**; * **Не согласован**; * **Подписан**; * **Закрыт**; \\ \\ * **Контрагент**. Выберите компанию, ИП или сообщество из раскрывающегося списка. Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются. Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку {{:help:z_admin:b_food:close.png?20|}} «**Назад**». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «**Сбросить фильтр**» в контекстном меню области фильтрации. ===== Генерация счетов по договору ===== Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «**Подписан**». Для генерации счетов: - Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «**Подписан**», по которому необходимо сгенерировать счета. \\ \\ - Выберите пункт «**Сгенерировать счета**». В результате откроется форма генерации счета: \\ {{:help:z_admin:z_invoices:documents_generate_invoices.png?400|}} \\ \\ - Выберите отчетный период в поле «**Расчетный месяц**» и нажмите «**Продолжить**». В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «**Документы и счета > Платежи**». ---- См. также: [[help:z_admin:z_invoices:daily_payment|]] | [[help:z_admin:z_invoices:monthly_bill|]] | [[help:z_admin:z_invoices:payments|]]