Документы

В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату сообществом потребляемых услуг.

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Для создания нового документа:

• Нажмите кнопку «Добавить документ» в правом верхнем углу.
  В результате будет открыта форма «Новый документ»:
  
  
  
• Заполните поля:
  
  

  • Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»
    
    

    Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор». Далее в статье рассмотрено создание документа с типом «Договор».
  • Тип договора. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы.
    
    
  • Шаблон документа. Обязательное поле. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.
    
    
• Нажмите «Продолжить».
  В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом:
  
  <tabs>
• Договор аренды
• Договор оказания услуг, договор произвольной формы

</tabs>

• Заполните основные обязательные поля:
  
  
  • Статус. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «Черновик». Возможные варианты:
    • Черновик;
    • На согласовании;
    • Согласован;
    • Не согласован;
    • Подписан;
    • Закрыт;
      
      
  • Номер документа. Обязательное поле.
    
    
  • Дата документа. Обязательное поле.
    
    
• Заполните данные контрагента, с которым заключается договор:
  
  
  • Тип контрагента. Обязательное поле. Выберите тип контрагента из выпадающего списка:
    • Юридическое лицо. Значение установлено по умолчанию.
    • Физическое лицо.
      
      
  • Название. Обязательное поле. Отображается, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Юридическое лицо». Выберите сообщество с помощью одного из способов:
    
    
    • Выберите сообщество из раскрывающегося списка;
      
      
    • Создайте нового контрагента, нажав кнопку «Добавить нового контрагента». В результате будет открыто окно создания нового контрагента:
      
      
      Заполните поля:
      
      
      • Тип. Обязательное поле. Выберите тип сообщества из раскрывающегося списка: компания, ИП, сообщество. По умолчанию установлено значение «Компания».
        
        
      • Название. Обязательное поле. Укажите название компании, ИП или сообщества.
        
        
      • Юридическое название компании. Обязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания». Укажите юридическое название компании.
        
        
      • Адрес. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
        
        
      • ИНН. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
        
        
      • КПП. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
        
        
      • ОГРН. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания».
        
        

      • ОГРНИП. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «ИП».
        
        

        Примечание. Новый контрагент установится как выбранный в качестве юридического лица, с которым заключается договор, на странице создания договора в поле «Название». Помимо этого новое сообщество появится в списке сообществ локации.
  • Данные пользователя. Обязательные поля: Фамилия, Имя (Отчество), Телефон. Поля отображаются, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Физическое лицо». Укажите данные пользователя, с которым заключается договор:
    
    
    • Уже зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя;
      
      
    • Создание нового пользователя. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя.
      Заполните личные данные пользователя:
      • Фамилия. Обязательное поле;
      • Имя (Отчество). Обязательное поле;
      • Телефон. Обязательное поле;
      • Адрес электронной почты. Необязательное поле.
        
        
• Заполните необязательные поля:
  
  <tabs>
• Договор аренды
• Договор оказания услуг, договор произвольной формы

</tabs>

• Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые пользователям по договору роли в поле «Предоставляемые роли».
  
  
• При необходимости заполните поля в блоке «Доступ»:
  
  
  • Объект/Уровень доступа. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации или уровни доступа, доступ к которым будет предоставлен по данному договору.
    
    
  • Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «Объект»/«Уровень доступа» был выбран хотя бы один объект локации или уровень доступа и в поле «Тип контрагента» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества.
    
    
• Для договора с типом «Договор аренды» добавьте включенные в договор услуги:
  
  
  • Нажмите кнопку «Добавить» в области «Услуги по договору».
    В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:
    
    <tabs>
• Дополнительная услуга
• Услуга аренды
• Коммунальная услуга

Заполните поля:

• Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
  
  
• Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
  
  
• Учитывать потребление. Необязательное поле. Флажок по умолчанию не установлен, и при генерации счетов создаются платежи с общей стоимостью за услугу в соответствии с указанными в полях «Количество единиц» и «Цена за единицу» условиями. Установите флажок, если необходимо, чтобы при генерации счетов по договору учитывались уже оформленные заказы пользователей на услугу;
  
  
• Количество единиц. Обязательное поле. Укажите общее количество единиц;
  
  
• Цена за единицу. Обязательное поле. Укажите стоимость одной единицы.

Заполните поля:

• Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
  
  
• Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
  
  
• Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;
  
  
• Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
  
  
• Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².

Заполните поля:

• Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
  
  
• Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
  
  
• Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;
  
  
• Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
  
  
• Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.

</tabs>

• Нажмите «Добавить».
  
  
• Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек шаблона договора, при наличии и необходимости.
  
  
• Нажмите кнопку «Сохранить».

Для редактирования документа:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.
  
  
• Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.
  
  
• Внесите необходимые изменения.
  
  
• Нажмите «Сохранить».

Для удаления документа:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.
  
  
• Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

• Дата документа. Выберите дату с помощью раскрывающегося календаря.
  
  

• Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.
  
  

  Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».
• Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
  • Черновик;
  • На согласовании;
  • Согласован;
  • Не согласован;
  • Подписан;
  • Закрыт;
    
    
• Контрагент. Выберите компанию, ИП или сообщество из раскрывающегося списка.

Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.
  
  
• Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:
  
  
  
• Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи».

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи