Документы

В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату сообществом потребляемых услуг.

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Для создания нового документа:

1. Нажмите кнопку «Добавить документ» в правом верхнем углу.
   В результате будет открыта форма «Новый документ»:
   
   
   
2. Заполните поля:
   
   
   • Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»
     
     

     Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор». Далее в статье рассмотрено создание документа с типом «Договор».
   • Тип договора. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы.
     
     
   • Шаблон документа. Обязательное поле. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.
     
     
3. Нажмите «Продолжить».
   В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом:
   
   

   • Договор аренды
   • Договор оказания услуг, договор произвольной формы

   

   

   
   

4. Заполните основные обязательные поля:
   
   
   • Статус. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «Черновик». Возможные варианты:
     • Черновик;
     • На согласовании;
     • Согласован;
     • Не согласован;
     • Подписан;
     • Закрыт;
       
       
   • Номер документа. Обязательное поле.
     
     
   • Дата документа. Обязательное поле.
     
     
5. Заполните данные контрагента, с которым заключается договор:
   
   
   • Тип контрагента. Обязательное поле. Выберите тип контрагента из выпадающего списка:
     • Юридическое лицо. Значение установлено по умолчанию.
     • Физическое лицо.
       
       
   • Название. Обязательное поле. Отображается, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Юридическое лицо». Выберите сообщество с помощью одного из способов:
     
     
     • Выберите сообщество из раскрывающегося списка;
       
       
     • Создайте нового контрагента, нажав кнопку «Добавить нового контрагента». В результате будет открыто окно создания нового контрагента:
       
       
       Заполните поля:
       
       
       1. Тип. Обязательное поле. Выберите тип сообщества из раскрывающегося списка: компания, ИП, сообщество. По умолчанию установлено значение «Компания».
          
          
       2. Название. Обязательное поле. Укажите название компании, ИП или сообщества.
          
          
       3. Юридическое название компании. Обязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания». Укажите юридическое название компании.
          
          
       4. Адрес. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
          
          
       5. ИНН. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
          
          
       6. КПП. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
          
          
       7. ОГРН. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания».
          
          
       8. ОГРНИП. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «ИП».
          
          

          Примечание. Новый контрагент установится как выбранный в качестве юридического лица, с которым заключается договор, на странице создания договора в поле «Название». Помимо этого новое сообщество появится в списке сообществ локации.
   • Данные пользователя. Обязательные поля: Фамилия, Имя (Отчество), Телефон. Поля отображаются, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Физическое лицо». Укажите данные пользователя, с которым заключается договор:
     
     
     • Уже зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя;
       
       
     • Создание нового пользователя. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя.
       Заполните личные данные пользователя:
       1. Фамилия. Обязательное поле;
       2. Имя (Отчество). Обязательное поле;
       3. Телефон. Обязательное поле;
       4. Адрес электронной почты. Необязательное поле.
          
          
6. Заполните необязательные поля:
   
   

   • Договор аренды
   • Договор оказания услуг, договор произвольной формы

   1. Дата начала действия. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
      
      
   2. Дата окончания действия. Необязательное поле.
      
      
   3. Дата подписания. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
      
      
   4. Срок уведомления о расторжении. Необязательное поле.
      
      
   5. Срок автоматической пролонгации. Необязательное поле.
      
      
   6. Размер обеспечительного взноса. Необязательное поле.
      
      

   1. Дата начала действия. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
      
      
   2. Дата окончания действия. Необязательное поле.
      
      
   3. Дата подписания. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
      
      
   4. Срок уведомления о расторжении. Необязательное поле.
      
      
   5. Срок автоматической пролонгации. Необязательное поле.
      
      

   
   

7. Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые пользователям по договору роли в поле «Предоставляемые роли».
   
   
8. При необходимости заполните поля в блоке «Доступ»:
   
   
   • Объект/Уровень доступа. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации или уровни доступа, доступ к которым будет предоставлен по данному договору.
     
     
   • Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «Объект»/«Уровень доступа» был выбран хотя бы один объект локации или уровень доступа и в поле «Тип контрагента» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества.
     
     
9. Для договора с типом «Договор аренды» добавьте включенные в договор услуги:
   
   
   • Нажмите кнопку «Добавить» в области «Услуги по договору».
     В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:
     
     

     • Дополнительная услуга
     • Услуга аренды
     • Коммунальная услуга

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Учитывать потребление. Необязательное поле. Флажок по умолчанию не установлен, и при генерации счетов создаются платежи с общей стоимостью за услугу в соответствии с указанными в полях «Количество единиц» и «Цена за единицу» условиями. Установите флажок, если необходимо, чтобы при генерации счетов по договору учитывались уже оформленные заказы пользователей на услугу;
       
       
     • Количество единиц. Обязательное поле. Укажите общее количество единиц;
       
       
     • Цена за единицу. Обязательное поле. Укажите стоимость одной единицы.

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;
       
       
     • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
       
       
     • Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;
       
       
     • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
       
       
     • Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.

     
     

   • Нажмите «Добавить».
     
     
10. Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек шаблона договора, при наличии и необходимости.
    
    
11. Нажмите кнопку «Сохранить».

Для редактирования документа:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.
   
   
2. Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.
   
   
3. Внесите необходимые изменения.
   
   
4. Нажмите «Сохранить».

Для удаления документа:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.
   
   
2. Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

• Дата документа. Выберите дату с помощью раскрывающегося календаря.
  
  
• Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.
  
  

  Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».
• Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
  • Черновик;
  • На согласовании;
  • Согласован;
  • Не согласован;
  • Подписан;
  • Закрыт;
    
    
• Контрагент. Выберите компанию, ИП или сообщество из раскрывающегося списка.

Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.
   
   
2. Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:
   
   
   
3. Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи».

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи