Документы

Страница находится в разработке

В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату сообществом потребляемых услуг.

Примечание. Управление документами доступно только в веб-приложении для пользователя с ролью «Администратор локации».

Как перейти к управлению документами

Для перехода в раздел:

Войдите в веб-приложение Olvery.
В боковом меню в переключателе интерфейсов выберите «Управление экосистемой».
В результате будет осуществлён переход в интерфейс администрирования.
Перейдите в раздел «Документы и счета».
Перейдите на вкладку «Документы».

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Для создания нового документа:

Нажмите кнопку «Добавить документ» в правом верхнем углу.
В результате будет открыта форма «Новый документ»:
Заполните поля:
- Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»
  
  Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор». Далее в статье рассмотрено создание документа с типом «Договор».
- Тип договора. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы.
- Шаблон документа. Обязательное поле. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.
Нажмите «Продолжить».
В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом:
- Договор аренды
- Договор оказания услуг, договор произвольной формы
Заполните основные обязательные поля:
- Статус. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «Черновик». Возможные варианты:
  - Черновик;
  - На согласовании;
  - Согласован;
  - Не согласован;
  - Подписан;
  - Закрыт;
- Номер документа. Обязательное поле.
- Дата документа. Обязательное поле.
Заполните данные контрагента, с которым заключается договор:
- Тип контрагента. Обязательное поле. Выберите тип контрагента из выпадающего списка:
  - Юридическое лицо. Значение установлено по умолчанию.
  - Физическое лицо.
- Название. Обязательное поле. Отображается, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Юридическое лицо». Выберите сообщество с помощью одного из способов:
  - Выберите сообщество из раскрывающегося списка;
  - Создайте нового контрагента, нажав кнопку «Добавить нового контрагента». В результате будет открыто окно создания нового контрагента:
    
    Заполните поля:
    1. Тип. Обязательное поле. Выберите тип сообщества из раскрывающегося списка: компания, ИП, сообщество. По умолчанию установлено значение «Компания».
    2. Название. Обязательное поле. Укажите название компании, ИП или сообщества.
    3. Юридическое название компании. Обязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания». Укажите юридическое название компании.
    4. Адрес. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
    5. ИНН. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
    6. КПП. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».
    7. ОГРН. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания».
    8. ОГРНИП. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «ИП».
      
      Примечание. Новый контрагент установится как выбранный в качестве юридического лица, с которым заключается договор, на странице создания договора в поле «Название». Помимо этого новое сообщество появится в списке сообществ локации.
- Данные пользователя. Обязательные поля: Фамилия, Имя (Отчество), Телефон. Поля отображаются, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Физическое лицо». Укажите данные пользователя, с которым заключается договор:
  - Уже зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя;
  - Создание нового пользователя. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя.
    Заполните личные данные пользователя:
    1. Фамилия. Обязательное поле;
    2. Имя (Отчество). Обязательное поле;
    3. Телефон. Обязательное поле;
    4. Адрес электронной почты. Необязательное поле.
Заполните необязательные поля:
- Договор аренды
- Договор оказания услуг, договор произвольной формы
1. Дата начала действия. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
2. Дата окончания действия. Необязательное поле.
3. Дата подписания. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
4. Срок уведомления о расторжении. Необязательное поле.
5. Срок автоматической пролонгации. Необязательное поле.
6. Размер обеспечительного взноса. Необязательное поле.
1. Дата начала действия. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
2. Дата окончания действия. Необязательное поле.
3. Дата подписания. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
4. Срок уведомления о расторжении. Необязательное поле.
5. Срок автоматической пролонгации. Необязательное поле.
Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые пользователям по договору роли в поле «Предоставляемые роли».
При необходимости заполните поля в блоке «Доступ»:
- Объект/Уровень доступа. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации или уровни доступа, доступ к которым будет предоставлен по данному договору.
- Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «Объект»/«Уровень доступа» был выбран хотя бы один объект локации или уровень доступа и в поле «Тип контрагента» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества.
Для договора с типом «Договор аренды» добавьте включенные в договор услуги:
- Нажмите кнопку «Добавить» в области «Услуги по договору».
  В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:
  Заполните поля:
  
  Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
  
  Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
  
  Учитывать потребление. Необязательное поле. Флажок по умолчанию не установлен, и при генерации счетов создаются платежи с общей стоимостью за услугу в соответствии с указанными в полях «Количество единиц» и «Цена за единицу» условиями. Установите флажок, если необходимо, чтобы при генерации счетов по договору учитывались уже оформленные заказы пользователей на услугу;
  
  Количество единиц. Обязательное поле. Укажите общее количество единиц;
  
  Цена за единицу. Обязательное поле. Укажите стоимость одной единицы.
  Заполните поля:
  
  Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
  
  Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
  
  Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;
  
  Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
  
  Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².
  Заполните поля:
  
  Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
  
  Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или начните вводить название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
  
  Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;
  
  Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
  
  Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.
- Нажмите «Добавить».
Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек шаблона договора, при наличии и необходимости.
Нажмите кнопку «Сохранить».

Для редактирования документа:

Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.
Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.
Внесите необходимые изменения.
Нажмите «Сохранить».

Примечание. Поля, доступные для редактирования, зависят от статуса документа с типом «Договор».

Для удаления документа:

Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.
Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Примечание. Удаление документа с типом «Договор» возможно во всех статусах, кроме статуса «Подписан».

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

Дата документа. Выберите дату с помощью раскрывающегося календаря.
Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.

Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».
Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
- Черновик;
- На согласовании;
- Согласован;
- Не согласован;
- Подписан;
- Закрыт;
Контрагент. Выберите компанию, ИП или сообщество из раскрывающегося списка.

Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.
Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:
Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи».

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи