В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату сообществом потребляемых услуг.

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Для создания нового документа:

1. Нажмите кнопку «Добавить документ» в правом верхнем углу.
   В результате будет открыта форма «Новый документ»:
   
   
   
2. Заполните поля:
   
   
   • Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»
     
     

     Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор». Далее в статье рассмотрено создание документа с типом «Договор».
   • Тип договора. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы.
     
     
   • Шаблон документа. Обязательное поле. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.
     
     
3. Нажмите «Продолжить».
   В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом:
   
   

   • Договор аренды
   • Договор оказания услуг, договор произвольной формы

   

   
4. Заполните основные поля:
   \\

   • Договор аренды
   • Договор оказания услуг, договор произвольной формы
   • Статус. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «Черновик». Возможные варианты:
     • Черновик;
     • На согласовании;
     • Согласован;
     • Не согласован;
     • Подписан;
     • Закрыт;
       
       
   • Номер документа. Обязательное поле.
     
     
   • Дата документа. Обязательное поле.
     
     

* **Дата начала действия**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». \\ \\
* **Дата окончания действия**. Необязательное поле. \\ \\
* **Дата подписания**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». \\ \\
* **Срок уведомления о расторжении**. Необязательное поле. \\ \\
* **Срок автоматической пролонгации**. Необязательное поле. \\ \\
* **Размер обеспечительного взноса**. Необязательное поле. \\ \\
* **Предоставляемые роли**. Обязательное поле. Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые роли. \\ \\
* **Доступ в помещения**. Необязательное поле, кроме договора в статусе «**Подписан**». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации, доступ к которым будет предоставлен по данному договору. \\ \\
* **Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента**. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «**Доступ в помещения**» был выбран хотя бы один объект локации и в поле «**Тип контрагента**» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества. \\ \\
* 
* **Оформить документ на зарегистрированную компанию**. Необязательное поле. Установите флажок, если компания, с которой нужно оформить договор, уже зарегистрирована в приложении Olvery. В этом случае поле «**Название компании**» будет скрыто, а в поле «**Юридическое название компании**» появится список всех зарегистрированных компаний. Выберите компанию из раскрывающегося списка. \\ \\
* **Название компании**. Обязательное поле. Поле отображается, если в поле «**Оформить документ на зарегистрированную компанию**» не установлен флажок. Укажите название бренда или фирменное наименование компании. \\ \\
* **Юридическое название компании**. Обязательное поле. Укажите полное или краткое наименование юридического лица.\\ \\

- Добавьте включенные в договор услуги:

• Нажмите кнопку «Добавить» в области «Включенные услуги».
  В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:
  
  

  • Дополнительная услуга
  • Услуга аренды
  • Коммунальная услуга

  
  
  Заполните поля:
  
  

  • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
    
    
  • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению.

  
  
  Заполните поля:
  
  

  • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
    
    
  • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
    
    
  • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;
    
    
  • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
    
    
  • Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².

  
  
  Заполните поля:
  
  

  • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
    
    
  • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
    
    
  • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;
    
    
  • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
    
    
  • Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.

  
  

• Нажмите «Добавить».
  
  

1. Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек шаблона договора, при наличии и необходимости.
   
   
2. Нажмите кнопку «Сохранить».

Для редактирования документа:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.
  
  
• Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.
  
  
• Внесите необходимые изменения.
  
  
• Нажмите «Сохранить».

Для удаления документа:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.
  
  
• Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

• Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.
  
  

  Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».

  • Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
    • Черновик;
    • Подтвержден;
    • Подписан;
      
      
  • Арендатор. Выберите компанию из раскрывающегося списка.

Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.
   
   
2. Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:
   
   
   
3. Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи»

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи