В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату сообществом потребляемых услуг.

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Для создания нового документа:

1. Нажмите кнопку «Добавить документ» в правом верхнем углу.
   В результате будет открыта форма «Новый документ»:
   
   
   
2. Заполните поля:
   
   
   • Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»
     
     

     Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор». Далее в статье рассмотрено создание документа с типом «Договор».
   • Тип договора. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы.
     
     
   • Шаблон документа. Обязательное поле. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.
     
     
3. Нажмите «Продолжить».
   В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом:
   
   

   • Договор аренды
   • Договор оказания услуг, договор произвольной формы

   

   

   
   

4. Заполните основные поля:
   
   

   • Договор аренды
   • Договор оказания услуг, договор произвольной формы

   1. Статус. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «Черновик». Возможные варианты:
      • Черновик;
      • На согласовании;
      • Согласован;
      • Не согласован;
      • Подписан;
      • Закрыт;
        
        
   2. Номер документа. Обязательное поле.
      
      
   3. Дата документа. Обязательное поле.
      
      
   4. ЮЛ
   5. Дата начала действия. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
      
      
   6. Дата окончания действия. Необязательное поле.
      
      
   7. Дата подписания. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».
      
      
   8. Срок уведомления о расторжении. Необязательное поле.
      
      
   9. Срок автоматической пролонгации. Необязательное поле.
      
      
   10. Размер обеспечительного взноса. Необязательное поле.
       
       
   11. Предоставляемые роли. Обязательное поле. Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые роли.
       
       
   12. Доступ в помещения. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации, доступ к которым будет предоставлен по данному договору.
       
       
   13. Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «Доступ в помещения» был выбран хотя бы один объект локации и в поле «Тип контрагента» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества.
       
       
   14. 
       - Оформить документ на зарегистрированную компанию. Необязательное поле. Установите флажок, если компания, с которой нужно оформить договор, уже зарегистрирована в приложении Olvery. В этом случае поле «Название компании» будет скрыто, а в поле «Юридическое название компании» появится список всех зарегистрированных компаний. Выберите компанию из раскрывающегося списка.
       
       
   15. Название компании. Обязательное поле. Поле отображается, если в поле «Оформить документ на зарегистрированную компанию» не установлен флажок. Укажите название бренда или фирменное наименование компании.
       
       
   16. Юридическое название компании. Обязательное поле. Укажите полное или краткое наименование юридического лица.
       
       

   
   

5. Добавьте включенные в договор услуги:
   
   
   • Нажмите кнопку «Добавить» в области «Включенные услуги».
     В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:
     
     

     • Дополнительная услуга
     • Услуга аренды
     • Коммунальная услуга

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению.

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;
       
       
     • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
       
       
     • Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;
       
       
     • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
       
       
     • Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.

     
     

   • Нажмите «Добавить».
     
     
6. Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек шаблона договора, при наличии и необходимости.
   
   
7. Нажмите кнопку «Сохранить».

Для редактирования документа:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.
  
  
• Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.
  
  
• Внесите необходимые изменения.
  
  
• Нажмите «Сохранить».

Для удаления документа:

• Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.
  
  
• Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

• Дата документа. Выберите дату с помощью раскрывающегося календаря.
  
  
• Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.
  
  

  Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».

  • Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
    • Черновик;
    • На согласовании;
    • Согласован;
    • Не согласован;
    • Подписан;
    • Закрыт;
      
      
  • Контрагент. Выберите компанию, ИП или сообщество из раскрывающегося списка.

  Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.
   
   
2. Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:
   
   
   
3. Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи»

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи