Это старая версия документа!

Документы

В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами, ИП и сообществами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату сообществом потребляемых услуг.

Как перейти к управлению документами

Для перехода в раздел:

  1. Войдите в веб-приложение Olvery.

  2. В боковом меню в переключателе интерфейсов выберите «Управление экосистемой».
    В результате будет осуществлён переход в интерфейс администрирования.

  3. Перейдите в раздел «Документы и счета».

  4. Перейдите на вкладку «Документы».

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Создание документа

Для создания нового документа:

  1. Нажмите кнопку «Добавить документ» в правом верхнем углу.
    В результате будет открыта форма «Новый документ»:


  2. Заполните поля:

    • Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»

    • Тип договора. Обязательное поле. Выберите тип договора из раскрывающегося списка. В списке отображаются варианты: договор аренды, договор оказания услуг, договор произвольной формы.

    • Шаблон документа. Обязательное поле. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.

  3. Нажмите «Продолжить».
    В результате будет открыта форма создания нового договора с выбранным типом:


  4. Заполните основные поля:

    1. Статус. Обязательное поле. По умолчанию установлен статус «Черновик». Возможные варианты:
      • Черновик;
      • На согласовании;
      • Согласован;
      • Не согласован;
      • Подписан;
      • Закрыт;

    2. Номер документа. Обязательное поле.

    3. Дата документа. Обязательное поле.

    4. Тип контрагента. Обязательное поле. Выберите тип контрагента из выпадающего списка:

      • Юридическое лицо. Значение установлено по умолчанию.

      • Физическое лицо.

    5. Название. Обязательное поле. Отображается, если в поле «Тип контрагента» выбрано значение «Юридическое лицо». Выберите сообщество с помощью одного из способов:

      • Выберите сообщество из раскрывающегося списка;

      • Создайте нового контрагента, нажав кнопку «Добавить нового контрагента». В результате будет открыто окно создания нового контрагента:


        Заполните поля:

        • Тип. Обязательное поле. Выберите тип сообщества из раскрывающегося списка: компания, ИП, сообщество. По умолчанию установлено значение «Компания».

        • Название. Обязательное поле. Укажите название компании, ИП или сообщества.

        • Юридическое название компании. Обязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания». Укажите юридическое название компании.

        • Адрес. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».

        • ИНН. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».

        • КПП. Необязательное поле. Поле отображается для сообществ с типом «Компания» или «ИП».

        • ОГРН. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «Компания».

        • ОГРНИП. Необязательное поле. Поле отображается только для сообществ с типом «ИП».

    6. Пользователь. Укажите данные пользователя, с которым заключается договор:

      • Уже зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя;

      • Создание нового пользователя. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя.
        Заполните личные данные пользователя:
        • Фамилия. Обязательное поле;
        • Имя (Отчество). Обязательное поле;
        • Телефон. Обязательное поле;
        • Адрес электронной почты. Необязательное поле.

    7. Дата начала действия. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».

    8. Дата окончания действия. Необязательное поле.

    9. Дата подписания. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан».

    10. Срок уведомления о расторжении. Необязательное поле.

    11. Срок автоматической пролонгации. Необязательное поле.

    12. Размер обеспечительного взноса. Необязательное поле.

    13. Предоставляемые роли. Обязательное поле. Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые роли.

    14. Доступ в помещения. Необязательное поле, кроме договора в статусе «Подписан». Выберите из раскрывающегося иерархического списка объекты локации, доступ к которым будет предоставлен по данному договору.

    15. Предоставить доступ в новые помещения всем сотрудникам/участникам выбранного контрагента. Необязательное поле. Поле отображается только в случае, если в поле «Доступ в помещения» был выбран хотя бы один объект локации и в поле «Тип контрагента» выбрано юридическое лицо. Установите флажок, если необходимо предоставить доступ всем сотрудникам или участникам выбранного сообщества.


  5. Добавьте включенные в договор услуги:

    • Нажмите кнопку «Добавить» в области «Включенные услуги».
      В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:



      Заполните поля:

      • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;

      • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению.


      Заполните поля:

      • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;

      • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;

      • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;

      • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;

      • Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².


      Заполните поля:

      • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;

      • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;

      • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;

      • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;

      • Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.


    • Нажмите «Добавить».

  6. Заполните дополнительные поля, которые зависят от настроек шаблона договора, при наличии и необходимости.

  7. Нажмите кнопку «Сохранить».

Редактирование документа

Для редактирования документа:

  1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.

  2. Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.

  3. Внесите необходимые изменения.

  4. Нажмите «Сохранить».

Удаление документа

Для удаления документа:

  1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.

  2. Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Фильтрация документов

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

  • Дата документа. Выберите дату с помощью раскрывающегося календаря.

  • Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.

  • Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
    • Черновик;
    • На согласовании;
    • Согласован;
    • Не согласован;
    • Подписан;
    • Закрыт;

  • Контрагент. Выберите компанию, ИП или сообщество из раскрывающегося списка.

Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов по договору

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

  1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.

  2. Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:


  3. Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи».

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи

  • help/z_admin/z_invoices/r_documents.1735045615.txt.gz
  • Последнее изменение: 2024/12/24 13:06
  • — Марина Спиридонова