Обращения и заказы

Раздел «Обращения и заказы» предназначен для работы с любыми типами заказов в системе Olvery.

Пользователь с ролью «Менеджер по услугам» в разделе «Обращения и заказы» может работать с заказами типа:

• «Простая заявка» или «Заявка с помещением»: обращениями пользователей, заказами на предоставление услуг от пользователей приложения Olvery, в том числе с заявками на аренду помещений и заявками на вызов персонала.
  
  

Пользователь с ролью «Менеджер по аренде» в разделе «Обращения и заказы» может работать с заказами типа:

• «Бронирование»: заказами на бронирование переговорной комнаты или времени специалиста, созданными пользователем или менеджером по аренде;
  
  
• «Коворкинг»: заказами на бронирование коворкинга, созданными пользователем или менеджером по аренде;
  
  
• «Отель»: заказами на бронирование отеля, созданными пользователем или менеджером по аренде.
  
  

Пользователь с ролью «Менеджер магазина» в разделе «Обращения и заказы» может работать с заказами типа:

• «Продажа номенклатуры»: заказами товаров, созданными пользователем или менеджером магазина.
  
  

Все заказы и обращения отображаются в виде списка, отсортированного по дате и времени создания по убыванию:

• Веб-приложение
• Мобильное приложение

Список содержит информацию:

• Дата и время. Дата и время создания обращения или заказа;

• Номер. Номер обращения или заказа в приложении Olvery;

• Услуга. Название услуги, которое указано в каталоге услуг;

• Дата выполнения. В услугах типа «Простая заявка», «Заявка с помещением» дата и время создания заказа совпадает с датой и временем выполнения. В услугах типа «Продажа номенклатуры» дата и время создания заказа совпадает с датой и временем выполнения, за исключением заказов с доставкой к определенному времени — в них указывается дата и время к которому необходимо доставить заказ. В услугах типа «Бронирование», «Коворкинг», «Отель» в поле отображается дата и время начала бронирования.

• Пользователь. Пользователь, который создал обращение или заказ;

• Заказчик. Имя пользователя/сообщество, на кого оформлен заказ;

• Исполнитель. Сотрудник управляющей компании, назначенный исполнителем по обращению или заказу;

• Статус. Подробное описание статусов см. в разделе Статусы заказов;

• Сумма. Общая стоимость заказа;

• Чат. Отображается количество непрочитанных сообщений от пользователя.

В веб-интерфейсе каждый статус имеет свой цвет. Цветовая индикация предназначена, чтобы обратить внимание менеджера на обращения или заказы, которые требуют каких-либо действий.

Цветовую индикацию статусов можно разделить на группы:

1. Требуется контроль или действие менеджера. В группу входят статусы:
   • Новый. Присваивается заказу автоматически сразу после создания;
   • Новый. В процессе оплаты. Присваивается заказу автоматически при переходе пользователя на страницу оплаты заказа. Статус актуален только для платных заказов;
   • Требуется обработка. Статус устанавливается вручную Менеджером магазина или Курьером, когда заказ не может быть выполнен по какой-либо причине. Если действие выполняется Курьером, то обязательно указать причину, по которой заказ не может быть выполнен. Причина отображается в чате заказа только у Менеджера магазина или Курьера. Статус актуален только для заказов типа «Продажа номенклатуры».
     
     
2. Заказ принят или находится в обработке, но требуется наблюдение. В группу входят статусы:
   • В работе. Устанавливается менеджером, когда тот начинает обработку обращения или заказа, или когда пользователь или менеджер возвращает заказ в обработку. Статус актуален для заказов типа «Простая заявка», «Заявка с помещением»;
   • Подтвержден. Заказ успешно оплачен пользователем или плательщиком является сообщество, т.е. будет выставлен счет за заказ в конце месяца. Статус актуален только для платных заказов;
   • Активен. Устанавливается системой, когда наступает время начала бронирования для заказов типа «Бронирование», «Коворкинг», «Отель». Устанавливается Менеджером магазина, когда менеджер начинает обработку и сбор данного заказа;
   • В пути. Устанавливается Менеджером магазина или Курьером, когда заказ находится в процессе доставки. Статус актуален только для заказов типа «Продажа номенклатуры».
     
     
3. Требуется срочное действие. В группу входят статусы:
   • Собран. Устанавливается Менеджером магазина, когда заказ собран и готов к выдаче или доставке.
     
     
4. Действие не требуется. В группу входят статусы:
   • Выполнен. Ожидает подтверждения. Устанавливается менеджером, когда обращение или заказ выполнены;
   • Выполнен. Устанавливается системой, когда заявитель подтверждает выполнение обращения или заказа, или автоматически по прошествии времени автоматического закрытия заказа для заказов типа «Простая заявка», «Заявка с помещением». Устанавливается Менеджером магазина или Курьером, когда заказ доставлен или пользователь забрал его самостоятельно для заказов типа «Продажа номенклатуры». Устанавливается системой, когда наступило время окончания бронирования для заказов типа «Бронирование», «Коворкинг», «Отель»;
   • Новый. Ожидает выставления счета на оплату. Только для услуг с типом заказ коворкинга или бронирование отеля. Присваивается заказу сразу после создания, если в качестве плательщика было выбрано юридическое лицо;
   • Безналичный расчет. Счет выставлен. Только для услуг с типом заказ коворкинга или бронирование отеля. Устанавливается Менеджером по аренде, когда менеджер выставляет счет для оплаты заказа на юридическое лицо, указанное пользователем в качестве плательщика;
   • Отменен. Присваивается обращению или заказу, если заявитель или менеджер отменил обращение или заказ вручную для заказов типа «Простая заявка», «Заявка с помещением». Присваивается заказу автоматически, если пользователь создал, но не оплатил заказ, для платных заказов. Отменить заказ также может вручную менеджер или пользователь, который создал заказ;
   • Отменен. Неуспешная оплата. Присваивается заказу автоматически, если пользователь перешел на страницу оплаты, но не оплатил заказ за отведенное для этого время. Статус актуален только для платных заказов;
   • Отменен. Выполняется возврат. Статус устанавливается менеджером при отмене уже оплаченного заказа. Статус актуален только для платных заказов;
   • Отменен. Выполнен возврат. Устанавливается системой при выполнении возврата денежных средств за заказ пользователю. Статус актуален только для платных заказов.

В разделе «Обращения и заказы» реализован поиск по номеру для быстрого нахождения необходимого обращения или заказа.

Для поиска обращений и заказов по номеру:

1. Введите номер обращения или заказа в поле поиска в правом верхнем углу. В результате осуществляется поиск по частичному совпадению и появляется список обращений или заказов:
   
   

   • Веб-приложение
   • Мобильное приложение

   

   
2. Нажмите на обращение или заказ в списке для перехода в форму просмотра и обработки.

Для сброса значения в поле поиска нажмите кнопку «Назад».

Фильтрация обращений и заказов в списке доступна по следующим параметрам:

• Дата создания. Выберите дату начала и окончания периода с помощью раскрывающегося календаря;

• Услуга. Выберите услугу из раскрывающегося списка услуг, в которых пользователь является ответственным за обработку. По умолчанию отображаются все услуги;

• Статус. Выберите один или несколько статутов из раскрывающегося списка. Возможные статусы:
  • Новый;
  • Требуется обработка
  • В работе;
  • Подтвержден;
  • Активен;
  • В пути
  • Собран
  • Выполнен. Ожидает подтверждения;
  • Выполнен;
  • Новый. Ожидает выставления счета на оплату;
  • Безналичный расчет. Счет выставлен;
  • Отменен;
  • Отменен. Выполняется возврат;
  • Отменен. Выполнен возврат

.

• Пользователь. Воспользуйтесь поиском пользователя набирая начальные буквы имени или фамилии;

• Заказчик. Воспользуйтесь поиском пользователя или сообщества набирая начальные буквы имени или фамилии пользователя, или названия сообщества;

Условия фильтра в веб-интерфейсе автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются. В мобильном интерфейсе необходимо перейти в «Фильтр» для выбора условий и нажать кнопку «Применить фильтр» для осуществления фильтрации.

Для сброса значения в поле фильтра в веб-интерфейсе нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

В мобильном интерфейсе для сброса условий фильтра необходимо перейти в фильтр и для каждого параметра отдельно отменить условие или воспользоваться кнопкой «Очистить фильтр» в контекстном меню фильтра, после чего нажать кнопку «Применить фильтр».

Экспорт списка обращений и заказов существует только в веб-интерфейсе. Для экспорта списка обращений и заказов в формате .xlsx предусмотрена кнопка «Экспортировать» в контекстном меню области фильтрации. Для экспорта только списка обращений и/или заказов необходимо отфильтровать заказы по соответствующей услуге и нажать кнопку «Экспортировать» в контекстном меню области фильтрации. В экспортируемом файле находится список обращений и заказов с учетом указанных условий фильтрации.

См. также: Просмотр и обработка обращений и заказов